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E-Mail – Versand

Wann  nutze ich diese Versandart?

Wenn Sie eine Liste an Teilnehmern haben, die Sie erreichen möchten, empfehlen wir, dass Sie den E-Mail Versand wählen. Er ist einfach zu erstellen und gibt Ihnen die Möglichkeit automatisierte Erinnerungen an die Teilnehmer zu schicken, die Ihre Umfrage noch nicht beantwortet haben.

Wie erstelle ich diese Versandart?

Klicken Sie auf E-Mail, um eine E-Mail an Ihre Empfänger zu erstellen. Hier benötigen Sie dann zunächst einen E-Mail-Text.

Mail

Sie finden ganz oben die Schaltfläche Bearbeiten, mit der Sie Ihren Sendevorgang umbenennen können. Dies ist nützlich, wenn Sie mit mehreren Mailings für dieselbe Umfrage arbeiten und diese leicht unterscheiden möchten.

Weiterhin gibt es zwei Textfelder, in denen Sie Informationen bereitstellen müssen:

Betreff: Hier geben Sie den Betreff der E-Mail ein. Der Betreff ist das Erste, was Ihre Teilnehmer sehen werden, wenn sie die E-Mail erhalten. Seien Sie daher kreativ und wecken Sie deren Interesse.

Absender: Hier bestimmen Sie, von welcher E-Mail-Adresse Ihre E-Mail gesendet werden soll. Die Umfrage kann nur versendet werden, wenn Sie hier eine E-Mail-Adresse angeben.

Für den Absender gibt es verschiedene Formate, wie Sie diesen angeben können. Es kommt darauf an, wie Sie den Absender für Ihre Teilnehmer präsentiert haben möchten:

  1. Netigate <survey@netigate.se>
    Mit diesen Format wird die E-Mail survey@netigate.se als Absender mit der Umfrage verknüpft, die Teilnehmer werden in Ihrer Inbox allerdings Netigate sehen. Der Teil innerhalb der <> wird als E-Mail verwendet und Sie können die Adresse bestimmen.
  2. survey@netigate.se
    Mit diesem Format wird survey@netigate.se der Absender sein und auch genau so in der Inbox der Teilnehmer angezeigt werden.

Darunter befindet sich das Feld, in das Sie Ihren E-Mail-Text eingeben können. Um mit Ihrem Mail-Text einfacher arbeiten zu können, gibt es einen Editor,welchen Sie unter Andere Bilder hochladen, den Text formatieren, Aufzählungslisten und Tabellen erstellen können. Wir empfehlen eine kurze Einleitung Ihrer Umfrage in dem E-Mail Text einzufügen, z.B. worum es in der Umfrage geht, warum Sie die Umfrage durchführen und wie lange die Beantwortung ungefähr dauern wird.

Beachten Sie, dass beim Kopieren von Texten direkt aus Word, einer PDF-Datei oder ähnlichen Dateien Probleme bei der Formatierung auftreten können. Testen Sie sorgfältig nach dem Speichern (Weiter klicken), um sicherzustellen, dass der Text in der Test-Mail wie gewünscht aussieht!

Wichtig: Sollten Sie den Link aus dem Mail-Text entfernt haben (Tag: [[LINK]]), können Sie ihn einfach durch Klicken auf die Schaltfläche Link in der oberen rechten Ecke der Symbolleiste abrufen. Wählen Sie zuerst den Bereich im gewünschten E-Mail-Text aus fügen Sie den Link dann durch Klicken auf den Button ein. Er wird Ihrer E-Mail nun erneut hinzugefügt.

Sie haben auch die Möglichkeit, einen Opt-Out-Link zum Mailtext hinzuzufügen. Dies bedeutet, dass die Empfänger einen Text mit einem Link in der Mail erhalten, der erklärt, dass sie auf den Link klicken können und dann zu Ihrer Blockliste hinzugefügt werden. Dadurch bekommen diese Teilnehmer zukünftig keine E-Mails von Ihnen, solange sie nicht aus der Blockliste entfernt werden.

Zeitplanung

Am Ende der Seite finden Sie die Zeitplanung; hier legen Sie das Datum und die Uhrzeit des Tages fest, an den die E-Mail gesendet werden soll. Sie können auch Erinnerungen erstellen. Dabei können Sie mehrere Erinnerungen im Voraus hinzufügen, wenn Sie möchten.

Erinnerung festlegen

Nachdem Sie auf Erinnerung hinzufügen geklickt haben, haben Sie die Möglichkeit, einen Zeitpunkt für den Versand der Erinnerung festzulegen und den Nachrichtentext zu bearbeiten. Dies tun Sie, indem Sie auf die Schaltfläche Erinnerungstext bearbeiten klicken. Sie können auch genau festlegen, wer eine Erinnerung erhält, indem Sie dies im Drop-down-Menü Senden an ändern.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie sich in der Übersicht Versandart befinden, sehen Sie Ihre initiale E-Mail und alle Erinnerungen, die Sie eingerichtet haben. Wenn Sie auf Erinnerung klicken, wird dennoch der Text dieses ursprünglichen Versands angezeigt. Der Erinnerungstext ist nur sichtbar und editierbar, wenn Sie auf Erinnerungsmail bearbeiten klicken.

Erinnerungen können aufgesetzt werden, bevor Sie Ihre Umfrage versenden oder nachdem Sie Ihre Umfrage versendet haben und diese bereits aktiv ist.

Klicken Sie auf Weiter, um zum Tab Teilnehmer zu gelangen und den E-Mail-Text und die Einstellungen für E-Mails und Erinnerungen automatisch zu speichern.

Teilnehmer

Hier legen Sie fest, wer Ihre E-Mail erhalten wird. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Empfänger mit dem Mailing zu verbinden:

 

E-Mail-Adressen hinzufügen: Mit dieser Option können Sie einfach E-Mail-Adressen aus einer anderen Quelle, z. B. Excel, kopieren und einfügen. Beachten Sie, dass die E-Mail-Adressen durch einen einzelnen Zeilenumbruch getrennt sein sollten.

Teilnehmerliste nutzen: Hier können Sie eine bestehende, in Ihrem Konto erstellte Liste, auswählen (über Teilnehmerlisten & Hintergrundvariablen möglich).

Datei hinzufügen: Über diese Schaltfläche können Sie eine Excel-Datei mit den E-Mail-Adressen hochladen, an die Sie die Umfrage senden möchten. In dieser Liste können Sie auch weitere Informationen zu Ihren Befragten angeben. Diese Information wird Hintergrundvariablen genannt. Sie können hier mehr darüber erfahren, wie Sie die Datei zum Hochladen von Hintergrunddaten entwerfen können.

Sie können jetzt sehen, wie viele E-Mail-Adressen Sie Ihrem Versand auf dieser Seite hinzugefügt haben. Wenn Sie Ihrem Mailing bereits eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzugefügt haben, können Sie diese verwalten, indem Sie auf Teilnehmer verwalten klicken (Stiftsymbol direkt neben der Anzahl der Befragten). Hier können Sie dann beispielsweise E-Mail-Adressen aus dem Mailing löschen oder Informationen bearbeiten, die mit E-Mail-Adressen verknüpft sind. Sie können auch sehen, wie viele E-Mail-Adressen insgesamt auf dieser Seite hinzugefügt wurden.

Klicken Sie Weiter in der Ecke unten rechts, um Ihre E-Mail zu speichern und zum Tab Starten zu gelangen. Hier können Sie Ihren Versand aktivieren und Datum und Zeit wählen.

Starten

Von hier aus aktivieren bzw. bestellen Sie Ihren Versand. Bevor Sie dies tun, können Sie das Datum des Mailings und der Erinnerungen sowie die Anzahl der Empfänger überprüfen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Bestellen klicken, werden Sie gefragt, ob Sie die Umfrage sofort aktivieren möchten (sofern die Umfrage nicht bereits aktiv ist). Bitte aktivieren Sie die Umfrage in jedem Fall, damit Ihre Teilnehmer diese dann auch beantworten können.

Der Versand wird an dem Datum erfolgen, das sie gesetzt haben. Wenn das Datum bereits vergangen ist, wird der Versand innerhalb von 5-10 Minuten erfolgen.

Wenn Sie den Versand gestartet haben, erscheint in der Versandart-Übersicht ein grüner Punkt vor dem Versand.

 

Wichtig: Wenn in dem Tab Starten Warnumgen oder Fehlermeldungen auftauchen, fehlen möglicherweise Informationen oder es handelt sich um Dinge, die Sie nocheinmal überprüfen sollten. Sie können die Maus über die jeweiligen Symbole halten, um zusätzliche Informationen zu erhalten.

 Das rote Dreieck bedeutet, dass Informationen fehlen und der Versand so nicht gestartet werden kann.

 Das gelbe Dreieck bedeutet, dass Sie etwas überprüfen sollten, um sicherzugehen, dass Sie nichts übersehen haben.

 

Hinweis: Manchmal erreichen uns Anfragen, warum in einer Umfrage vorherige Antworten gesehen werden können oder warum die Umfrage bereits vorausgefüllt / beantwortet ausschaut. Um dieses zu verhindern, leiten Sie persönliche Links (E-Mails, die an Teilnehmer gesendet wurden) nicht an eine andere Person weiter. Der Link in jeder E-Mail ist persönlich. Wenn eine andere Person den Link verwendet, werden die Antworten der ursprünglichen Person bereits ausgefüllt sein. Um eine Umfrage mit mehreren Teilnehmern zu teilen, erstellen Sie einen neuen Versand oder fügen Sie weitere Teilnehmer zu einem bestehenden Versand hinzu. Um zu verhindern, dass Teilnehmer ihre Links mit anderen Personen teilen, empfehlen wir einen deutlichen Hinweis im E-Mail Text.