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Ich erhalte keine versandten E-Mails

Die geläufigste Versandart für Umfragen ist E-Mail. Jedoch sind im heutigen Technologie-Zeitalter E-Mail Services komplexer und wahrscheinlich hat Ihre Organisation zudem Sicherheitsmaßnahmen, die Spam, Phishing und Betrug vorbeugen sollen. Diese Sicherheitsmaßnahmen sind dazu da, Ihre Firmen-Email-Adresse und Daten vor ungewünschtem Datenaufkommen zu schützen.

Netigate bietet E-Mail-Versand durch die Umfrage-Plattform an und diese benannten Sicherheitsmaßnahmen können dazu führen, dass die von Ihnen versandten E-Mails fälschlicherweise als Spam kategorisiert werden, im Spam-Ordner Ihrer Empfänger landen oder sogar ganz blockiert werden. Das möchten Sie natürlich vermeiden. Wir führen regelmäßige Kontrollen durch um sicherzustellen, dass unsere E-Mail-Server einwandfrei und nicht gelistet oder als Spam markiert sind. Leider garantiert das nicht immer den erfolgreichen Versand von E-Mails von unserer Plattform aus. Aufgrund der Komplexität und individuellen Ebenen der Sicherheitsmaßnahmen verschiedener Organisationen, empfehlen wir, dass Sie diese verschiedenen Maßnahmen vornehmen bevor Sie mit dem Umfrage-Versand via E-Mail starten.

SPF-Record: Der beste und von uns empfohlene Weg ist, dass Ihr Unternehmen einen SPF-Record (Sender Policy Framework) hinzufügt.

In diesem SPF-Record sollten Sie, abhängig von Ihrem Server, die Netigate-Domain hinzufügen:
Schwedischer Server: _spf.netigate.se
Deutscher Server: _spf.ntgt.de

Ein guter Weg um herauszufinden, auf welchem Server Sie sich befinden, ist das URL Tool. Wenn es „netigate.se“ anzeigt, sind Sie auf dem schwedischen Server, zeigt es „ntgt.de“ an, befinden Sie sich auf dem deutschen.

Auf diese Weise kann Netigate erlaubte Mail-Server hinzufügen oder entfernen, ohne dass Sie jedes Mal Ihren DNS-Record ändern müssen wenn wir unsere E-Mail-Server updaten. Wahrscheinlich benötigen Sie die Hilfe Ihrer IT-Abteilung oder Ihres E-Mail-Administrators um diese Änderungen vorzunehmen.

Whitelist IP: Sie können wie oben beschrieben einen SPF-Record hinzufügen, aber statt der Netigate-Domain können Sie Ihre E-Mail-Server IP-Adresse angeben. Dies ist jedoch weniger flexibel und sensitiver für Veränderungen. Wenn wir Updates vornehmen oder Server hinzufügen/entfernen, können wir nicht garantieren, dass der existierende SPF-Record weiterhin funktionieren wird. Wir empfehlen daher, die Netigate-Domain statt nur der Server-IP hinzuzufügen.

Die IP-Adressen unserer Mail-Server:
Schwedischer Server: 46.254.11.92
Deutscher Server: 178.77.90.228

Verwenden Sie eine neutral E-Mail-Adresse als Absender: In manchen Fällen ist das die Lösung. Statt einer firmenspezifischen E-Mail-Adresse (z.B. vorname.nachname@firma.net), können Sie eine von Netigate zur Verfügung gestellte Adresse verwenden. Verschicken Sie Ihre Umfragen beispielsweise von survey@netigate.se. Dies erhöht die Chancen, dass die E-Mail die E-Mail-Filter des Empfängers passiert, da wir uns nicht maskieren (spoofing).

Benutzen Sie gerne survey@netigate.se oder survey@ntgt.defür Ihren Versand. Sie werden keine Abwesenheits-Mails oder Antwort-Mails an diese Adresse erhalten, da sie in einer No-Reply Umgebung enden werden.

DKIM

Sie können den SPF-Record mit DKIM-Schlüsseln ergänzen, falls Sie DKIM bereits in Ihrer Organisation nutzen.

DomainKeys Identified Mail (DKIM) ist ein Protokoll, das einer Organisation erlaubt, die Verantwortung für einen Nachrichtentransfer zu tragen, der von einem E-Mail-Anbieter verifiziert werden kann. Diese Verifizierung wird durch kryptographische Authentifizierung ermöglicht.

Um mehr darüber zu erfahren, DKIM Schlüssel zu Ihrem Netigate Account hinzuzufügen, klicken Sie hier.

TLS

Wir benutzen Transport Security Layer (TLS) zur Verschlüsselung und Sicherung von E-Mail-Verkehr zwischen unserem und des Empfängers Mail Server.

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre versandten E-Mails erhalten, muss TLS auf dem reinkommenden Mail Server freigeben sein. Wahrscheinlich benötigen Sie die Hilfe Ihrer IT-Abteilung oder Ihres E-Mail-Administrators um diese Änderungen vorzunehmen.