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Schritt 5: Versenden Ihrer Befragung

Innerhalb Ihres Befragungs-Projekts ist der Versand natürlich ein entscheidender Schritt. Sie müssen entscheiden, wer die Befragung erhalten wird, auf welchem Kanal und wann sie versandt wird. Die geläufigste Versandart ist E-Mail, aber es gibt auch die Möglichkeiten, per SMS zu versenden oder einen Direkt-Link auf z.B. einer Webseite oder im Intranet zu veröffentlichen.

Es ist auch möglich, mehrere Versandarten für eine Befragung zu kombinieren, d.h. die Befragung sowohl per E-Mail als auch SMS zu versenden, um ein Gesamt-Ergebnis zu erhalten.

Versandart wählen

Wenn es daran geht, zu entscheiden, wie die Befragung versandt werden soll, geht es vor allem darum, zu bedenken, welche Kontaktmöglichkeiten mit den Befragten Sie haben und auf welchem Wege Sie die meisten Antworten erwarten.

Wie bereits erwähnt, ist die geläufigste Versandart direkt an die E-Mails der Befragten. Dies wird oft bevorzugt einfach weil es die praktikabelste Methode ist, Menschen zu kontaktieren. Die E-Mail ist in der Empfänger-Inbox sichtbar, bis dieser sie liest.

Für kürzere „Pulsbefragungen“ kann das Versenden einer SMS mit Link zur Umfrage reichen. Es ist ein einfacher und schneller Weg, Befragte mit einer kurzen Umfrage zu erreichen, die nur einige wenige Sekunden in Anspruch nimmt.

Falls Sie noch keinen Kontakt mit potenziellen Befragten haben, aber Ihre Zielgruppe z.B. die Besucher Ihrer Webseite darstellen, ist der einfachste Weg eine Link-Umfrage. Dies erlaubt allen Interessierten, mit nur einem Klick ihre Antworten abzugeben.

Sie können hier mehr über die verschiedenen Versandarten lesen.

Was sollte im Begleittext zur Umfrage enthalten sein?

1.Worum geht es in der Umfrage?
Stellen Sie den Inhalt und Zweck der Umfrage klar dar. Versuchen Sie diesen Teil so kurz und präzise wie möglich zu halten.

2.Warum sollten die Befragten die Umfrage ausfüllen?
Die Anzahl an beantworteten Umfragen steigt, wenn Sie den Befragten einen guten Grund nennen, teilzunehmen, und Ihnen erklären, warum Ihre Teilnahme wichtig ist.

3.Wie lange dauert das Ausfüllen der Umfrage?
Seien Sie ehrlich! Wenn Sie sich unsicher sind, bitten Sie einige Kollegen, an der Testumfrage teilzunehmen und zu sehen, wie lange es dauert. Wenn es sich um eine kurze Umfrage handelt, nutzen Sie dies als Argument zur Teilnahme, wenn es eine längere Umfrage ist, versuchen Sie ausreichend zu motivieren, die ganze Umfrage auszufüllen.

4.Wie werden die Ergebnisse der Befragung Ihnen helfen?
Vergessen Sie nicht zu erwähnen, wie wichtig das Feedback ist, um Ihnen zu helfen, Ihr Produkt oder Ihren Service zu verbessern.

5.Ist die Befragung anonym?
Falls die Umfrage anonym ist, kommunizieren Sie dies um ehrliche Antworten zu erhalten.

6.Wie soll das Themenfeld formuliert sein?
Das Themenfeld ist das erste, was der Empfänger liest. Halten Sie es kurz, einfach verständlich und fokussiert. Sie können auch einen kleinen Test durchführen, indem Sie zwei verschiedene E-Mails mit verschiedenen Themenfeldern an eine kleine Anzahl an Empfängern senden und sehen, ob eine der zwei E-Mails mehr Antworten erhält.

7.Von welcher E-Mail-Adresse wird die Befragung versandt?
Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, die der Empfänger sofort wiedererkennt. Sonst riskieren Sie, dass die E-Mail sofort als Spam abgetan wird.

8.Wer ist der Absender der Umfrage?
Die meisten Unternehmen verwenden den Firmennamen als Absender, aber es kann auch effektiv sein, eine bestimmte Person als Absender zu nennen. Sie können die Umfrage z.B. vom Produkt Manager versenden, wenn die Umfrage Produktentwicklung oder Verkaufspersonal betrifft.

Wann ist eine gute Zeit, die Umfrage zu senden?

Dies ist eine schwierige Frage, auf die es keine allgemeingültige Antwort gibt. Es ist stark von Ihrer Zielgruppe abhängig und Sie müssen eine Reihe an Faktoren, wie beispielsweise Feiertage und Großveranstaltungen, in Betracht ziehen. Generell ist es empfehlenswert, die Umfragen zu Beginn einer Woche zu senden, um die größtmögliche Antwortrate Ihrer Zielgruppe zu erreichen.

Dieser Graph basiert auf Netigate Daten und zeigt die Antworten nach Wochentagen.