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Teilnehmerlisten und Hintergrundvariablen in Netigate

Was ist eine Teilnehmerliste?

Eine Teilnehmerliste ist eine Sammlung von E-Mail-Adressen oder Telefonnummern von Teilnehmern, denen Sie eine Befragung schicken möchten. Zusätzlich zu den Kontaktdaten, enthält die Liste auch Informationen über die Teilnehmer, die Ihnen akkurate Datenpunkte zum Erstellen von Berichten, Filtern und Filterserien geben. Diese Informationen können z.B. die Abteilung, die Region oder eine Kundennummer sein.

Die zusätzlichen Informationen in der Teilnehmersliste werden Hintergrundvariablen genannt. Um mehr darüber zu lesen, wie Sie eine Teilnehmerliste erstellen, klicken Sie hier.

Wie füge ich eine Teilnehmerliste hinzu?

Es gibt zwei Möglichkeiten, Teilnehmerlisten hinzuzufügen. Welche Option Sie wählen hängt von dem Zweck der Liste ab. Sie können die Liste entweder einem spezifischen Versand Ihrer Befragung zuordnen, oder Sie können die Liste in Ihrem Netigateaccount hinterlegen, um sie mehrfach zu verwenden.

1. Liste einem Versand hinzufügen

Die häufigste Verwendungsart einer Telnehmerliste ist, dass Sie diese für eine bestimmte Befragung verwenden möchten. In diesem Fall starten Sie, indem Sie eine E-Mail, SMS oder Login im Versand Ihrer Befragung erstellen. Um die Teilnehmerliste hinzuzufügen, gehen Sie auf den Reiter Teilnehmer und wählen die Option Datei Hinzufügen. Wählen Sie Ihre Teilnehmerliste, die auf Ihrem Computer gespeichert ist. Wir empfehlen, dass Sie Ihre Excel-Datei vor dem Hochladen darauf Überprüfen, dass Sie den Systemvorraussetzungen entspricht.

Hier sind einige Tips, worauf Sie achten sollten:

  • E-Mail/Telefonnummer sollten immer in der ersten Spalte stehen
  • Keine leeren Zeilen in der ersten Spalte
  • Die E-Mail-Adressen haben das korrekte Format und beinhalten keine Leerzeichen oder Sonderzeichen (außer dem @-Zeichen)
  • Die Telefonnummern haben den Ländercode und keine Leerzeichen oder Sonderzeichen (495781234567)
  • Keine versteckten Spalten oder Zeilen
  • Keine unnötigen Formattierungen oder Formeln

2. Liste dem Account hinzufügen

Sie können eine Teilnehmerliste Ihrem Netigateaccount zuordnen, damit Sie diese speichern und mehrfach verwenden können. Hierfür wählen Sie bitte Teilnehmerlisten & Hintergrundvariablen von Ihrer Startseite.
Hier sehen Sie einen Überblick über alle gespeichterten Listen. Sie können ebenfalls neue Erstellen, und bestehende Listen löschen oder bearbeiten.

Wenn Sie eine neue Liste erstellen werden Sie aufgefordert, einen Namen zu wählen. Dieser Name wird Ihnen innerhalb der Netigat Plattform angezeigt. Teilnehmer werden diesen Namen nicht sehen. Optional können Sie auch eine Beschreibung hinzufügen.

Wenn Sie eine Liste verwenden möchten, erstellen Sie eine  E-Mail, SMS oder Login im Versand Ihrer Befragung. Bei den Teilnehmern wählen Sie Teilnehmerliste Nutzen und wählen Sie die entsprechende Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Wenn Sie eine Liste gewählt haben, erhalten Sie die Möglichkeit Filter zu wählen. Dieses Funktion ermöglicht es Ihnen, die gesamte Liste zu filtern. Sie können z.B. HR wählen, wenn Sie eine Liste mit Abteilungen haben, und die Befragung nur an Personen in HR gesendet werden soll.

Hinweis: Sie können nur eine Teilnehmerliste per Versand wählen.

Spalten verarbeiten

Wenn Sie die Excel Liste hochgeladen haben werden Sie gebeten, die Art der Daten je Spalte zu bestimmen. Die Auswahl wird bestimmen, wie die Daten in Ihren Berichten angezeigt werden.

Die Optionen für jede Spalte umfassen:

Feld ignorieren: Diese Spalte wird von der Liste entfernt werden.
Textbox: Die Hintergrunddaten werden als Offene Textantwort im Bericht angezeigt.
Ordinal: Die Hintergrunddaten werden als Drop-Down-Menü präsentiert. Dieses erlaubt Ihnen, Filter auf diese Werte zu legen.
E-Mail-Adresse: Die Spalte, die als E-Mail-Adresse markiert ist, wird für den Versand via E-Mail verwendet.
SMS: Die Spalte, die als SMS markiert ist, wird für den Versand via SMS verwendet.
Logins: Die Spalte, die mit Logins markiert ist, wird für den Versand via Logins verwendet.

Importieren der Hintergrundvariablen:

Vom Versand-Dashboard aus gehen Sie nun zurück in den Bearbeitungsmodus Ihres Fragebogens, um die Hintergrundvariablen mit der Befragung zu verknüpfen. Dies sollte innerhalb der ersten Fragebogenseite stattfinden.
Innerhalb der ersten Frage nutzen Sie die Funktion Importieren, um zu den Hintergrundvariablen zu gelangen. Wählen Sie den benötigten Datensatz und wählen Sie die Variable aus, die Sie gern mit Befragung verknüpfen möchten. Sie sehen alle hochgeladenen Spalten Ihrer Excel-Datei unter Teilnehmerliste / Respondent list.

Nachdem wir in unserem Beispiel den Namen ausgewählt haben, klicken wir auf Hinzufügen und Speichern. Diese Schritte werden wiederholt, bis alle benötigten Daten verknüpft sind. Sie können auch das Import-Symbol hinter Respondent list/Teilnehmerliste klicken, um alle Spalten aufeinmal zu importieren.

Hinweis
Aus Teilnehmeransicht sind diese Daten nicht sichtbar! Sie werden in dem Bearbeitungsmodus Ihrer Umfrage Hintergrunddaten in grün sehen. Das zeigt Ihnen an, dass diese Frage nicht für Teilnehmer sichtbar ist.

Tipp
Verknüpfen Sie die Hintergrundvariablen immer mit der ersten Frage, dies ermöglicht eine komfortable Auswertung.

Es ist egal ob die Hintergrundvariablen vor oder nach dem Versand der Umfrage importiert werden. Wichtig ist, dass die Teilnehmerliste schon für die Umfrage hochgeladen wurde und idealerweise bereits alle Hintergrundvariablen erhält. Das Importieren vor dem Versand ist wichtig, wenn Sie Logik auf Hintergrundvariablen basieren möchten.

Sollten nach dem ersten Importieren noch weitere Hintergrundvariablen hinzukommen (z.B. Land oder Sprache) muss der Mechanismus gelöscht und erneut importiert werden, damit Sie diese dann auch im Bericht auswählen können. In diesem speziellen Moment können Sie die Warnmeldungen über das Löschen der Hintergrundvariablen akzeptieren, da die Hintergrundvariablen weiterhin in der Liste vorhanden sind und wieder erneut verknüpft werden können.

Send out finalisieren:

Nach dem Hinzufügen der Teilnehmerliste können Sie nun noch Ihr E-Mail Anschreiben fertig stellen. Klicken Sie nun noch zweimal auf „Weiter“ und aktivieren Sie die Befragung wie gewohnt. Ihre Teilnehmer erhalten anschließend zum festgelegten Zeitpunkt die E-Mail-Einladungen. Sobald Ihre Teilnehmer die erste Frage beantworten, werden die hinterlegte Daten automatisch ausgefüllt und Sie können entsprechend danach auswerten.

Teilnehmerdaten aktualisieren/neue Teilnehmer hinzufügen:

Sie können Ihre Teilnehmerliste(n) im Nachhinein bearbeiten und Teilnehmer hinzufügen bzw. Teilnehmerdaten aktualisieren.
Wenn Sie neue Teilnehmer hinzufügen möchten, können Sie folgendermaßen vorgehen:

  • Sie können eine neue Excel Datei mit den neuen Teilnehmern anfertigen und hochladen. Bitte beachten Sie hier, dass die Spalten in beiden Dateien komplett identisch beschriftet sein müssen. Sie können neue Spalten hinzufügen; setzen Sie diese aber bitte hinter die bereits bestehenden Spalten. Über die Schaltfläche „Datei hinzufügen“ können Sie diese dann hochladen.
  • Alternativ können Sie auch die gleiche Excel Datei wie beim ersten Versand benutzen und die Teilnehmer auf dieser ergänzen. Sie können auch hier neue Spalten hinzufügen; setzen Sie diese bitte abermals hinter die bereits bestehenden Spalten. Wenn Sie eine aktualisierte Liste benutzen, wählen Sie beim Upload bitte unbedingt die Checkbox Bestehende Teilnehmerdaten aktualisieren, damit die ursprünglichen Teilnehmer nicht doppelt aufgeführt werden.
    Sie können auch einzelne Merkmale von Teilnehmern aktualisieren oder ergänzen. Dies können Sie direkt in Ihrer ursprünglich hochgeladenen Excel Liste tun und diese dann hochladen. Hier wählen Sie bitte erneut die Checkbox Bestehende Teilnehmerdaten aktualisieren aus. So können einzelne Merkmale überschrieben werden. Fügen Sie in diesem Zusammenhang neue Merkmale hinzu (neue Spalte oder neue Merkmalsausprägung), dann importieren Sie diese bitte nochmals in Ihrer Umfrage (siehe Abschnitt Importieren der Hintergrundvariablen), wenn Sie diese in Ihrem Bericht sehen möchten.