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Teilweise Löschung

Was ist die teilweise Löschung von Daten?

Die teilweise Löschung ist eine weniger strenge Regel der Einstellungen zur Datenaufbewahrung.

Wenn Sie die Option teilweise Löschung in Ihrem Netigate-Konto oder in Ihrer Umfrage aktivieren, wird eine planmäßige Löschung von Umfrage-Daten durchgeführt, mit dem Zweck personenbezogene Daten oder persönliche Informationen über Ihre Befragten zu entsorgen.

Die Absicht der teilweisen Löschung der Daten besteht darin, alle persönlichen Informationen zu löschen, die mit den Umfrage-Teilnehmern verbunden sind. Man könnte es auch als eine Art der Anonymisierung bezeichnen, jedoch anstatt lediglich die Identität der Befragten zu verstecken, werden Sie die Identität des Befragten vollständig aus der Antwort entfernen. Dies ist der Hauptunterschied zwischen der bereits bestehenden Funktion Anonyme Ergebnisse, welche in den Befragungseinstellungen für jede einzelne Umfrage gefunden werden kann.

Nachdem eine teilweise Löschung durchgeführt wurde, werden alle Hintergrunddaten und offenen Textantworten der Befragten gelöscht, um personenbezogene Daten aus dem Umfrageergebnis zu entfernen. Es ist Ihnen weiterhin möglich das Gesamtergebnis Ihrer Umfrage zu sehen und keiner Ihrer Berichte wird gelöscht.

Wo finde ich diese Option?

Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur für Administratoren verfügbar sind. In Netigate gibt es zwei verschiedene Orte, an welchen Sie das Löschdatum Ihrer Umfrage bestimmen können:

  • Befragungseinstellungen
  • Accounteinstellungen

Für weitere Informationen klicken Sie hier.

Was wird gelöscht?

Das teilweise Löschen einer Umfrage bedeutet, dass nur bestimmte Datenpunkte aus einer Umfrage gelöscht werden. Alle Antworten, außer offenen Textantworten und Antworten zu Hintergrunddaten, werden aufbewahrt. Eine teilweise gelöschte Umfrage kann weiterhin kopiert und zusammengeführt werden.

  • Alle Kontaktdaten der Befragten werden unwiderruflich aus der Umfrage gelöscht
  • Alle offenen Textantworten werden unwiderruflich aus der Umfrage gelöscht
  • Alle Hintergrundvariablen, die mit der Umfrage verbunden sind, werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle Berichte werden davon betroffen sein

Für weitere Information und einen Vergleich der Daten, die durch vollständige Löschung bzw. teilweise Löschung entfernt werden, klicken Sie hier.

Wann werden die Daten gelöscht?

Die Daten werden am Abend des geplanten Tages gelöscht. Dies bedeutet, dass wenn Sie einen Löschvorgang auf 4 Jahre nach dem Enddatum setzen, und das Enddatum beispielsweise der 31. Mai 2018 ist, die Löschung Ihrer Umfrage für den 31. Mai 2022 ab 20.00 CEST geplant ist. Löschvorgänge werden während der Nacht durchgeführt, der genaue Zeitpunkt ist von der Anzahl und Größe der Löschvorgänge des jeweiligen Tages abhängig.

Fragen & Antworten

Wenn Sie eine teilweise Löschung durchführen, müssen Sie einige Dinge beachten. Hier sind ein paar Beispiele:

Vergleichen von Umfrageergebnissen / Benchmarking

Frage: In aufeinanderfolgenden Jahren führe ich verschiedene Umfragen durch, beispielsweise eine Mitarbeiter- oder Kundenbefragung. Ich möchte die Ergebnisse eines Jahres mit dem des nächsten Jahres vergleichen, wobei ich das Ergebnis des Vorjahres als Maßstab verwenden will. Was soll ich tun, wenn geplant ist, die Identität der Befragten zu löschen?

Antwort: Wenn die Hintergrundvariablen Ihrer früheren Umfrage und die offenen Antworten des Befragten aufgrund einer in Ihrem Account oder in Ihrer Umfrage eingerichteten Regel zur Datenaufbewahrung entfernt werden sollen, ist dies eine Herausforderung, da Sie die Daten nicht wiederherstellen können. Es ist möglich, die Umfrageergebnisse auf einer allgemeinen Ebene zu vergleichen.

Bevor die Fragen der Umfrage gelöscht werden, müssen Sie alle mit Ihrer Umfrage verbundenen Daten in einem Format exportieren, mit dem Sie beim Erstellen Ihrer Berichte in der Zukunft arbeiten können. Sollten Sie die Möglichkeit haben, Ihre Umfrageergebnisse als Rohdaten zu exportieren, können Sie die Umfrage im Tool erneut erstellen. Entfernen Sie alle personenbezogenen Daten in der exportierten Datei gemäß DSGVO. Sie können dann die Funktion Umfragedaten Importieren verwenden, um Daten in die Umfrage zu importieren. Auf diese Weise können Sie Zusammenführungen und Vergleiche im Tool erstellen.

Mit laufenden Umfragen arbeiten

Frage: Ich führe eine Umfrage durch, die voraussichtlich über einen langen Zeitraum aktiv sein wird. Was wird mit meiner Umfrage in diesem Zeitraum passieren?

Antwort: Dies hängt davon ab, welche Einstellungen Sie in Ihren Account- und Umfrageeinstellungen vorgenommen haben.

Wenn Sie nur die Anzahl der Tage in den Accounteinstellungen angegeben haben: Es passiert nichts. Eine laufende Umfrage wird zu diesem Zeitpunkt nicht von einer der Regeln zur Datenaufbewahrung der Konten betroffen. Die vollständige Löschung von Umfragedaten wird nur für Umfragen durchgeführt, sobald das Enddatum abgelaufen ist und sie als abgeschlossen festgelegt wurden.

Wenn Sie in den Befragungseinstellungen ein Datum für die teilweise Löschung festgelegt haben: Die teilweise Löschung wird an dem Datum durchgeführt, das in den Befragungseinstellungen festgelegt wurde, unabhängig davon, ob die Umfrage gerade durchgeführt wird oder nicht. Hintergrundvariablen und offene Textantworten der Befragten, die bis zu diesem Zeitpunkt in der Umfrage registriert waren, werden gelöscht, um personenbezogene Daten aus den Umfrageergebnissen zu entfernen.

Wenn Sie in den Befragungseinstellungen einen Wert für Teillöschung nach Anzahl Tagen gesetzt haben: Wenn die Umfrage per E-Mail oder SMS versendet wird, werden die Ausschicke und Antworten nach der angegebenen Anzahl an Tagen teilweise gelöscht. Die Anzahl der Tage wird ab dem Tag gerechnet, an dem der Versand vollendet wurde. Wenn die Antworten per Umfragelink eingegangen sind, wird die Anzahl der Tage von dem Tag gerechnet, andem die Antwort registriert wurde.

Liste der Befragten und Send Out-Listen

Frage: Ich habe Versand-Listen bzw. Listen der Befragten, die ich in meine Umfragen hochgeladen habe. Was wird mit diesen Versendungen passieren?

Antwort: Die Verssendungen verbleiben in der Umfrage, aber die Liste der Befragten, welche mit diesen verbunden ist, wird entfernt. Keine Daten, die mit den Umfrage-Teilnehmern verbunden sind, werden in der Umfrage gespeichert, wenn eine teilweise Löschung an der Umfrage durchgeführt wurde.

Auswahl von Hintergrundvariablen

Frage: Nicht alle meine Hintergrundvariablen sind persönliche Informationen. Kann ich auswählen, welche Informationen gelöscht und welche beibehalten werden sollen?

Antwort: Nein, Sie können nicht selber auswählen, welche Informationen Sie entfernen und welche Sie behalten möchten. Das teilweise Löschen entfernt automatisch alle Hintergrundvariablen, offene Textantworten und Kontaktinformationen.

Sollten Sie Textantworten oder Hintergrundvariablen, die keine personenbezogenen Daten enthalten, behalten wollen, können Sie diese Informationen als Rohdaten exportieren.
Im exportierten Bericht müssen Sie alle personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO entfernen. Sie können dann die Funktion Umfragedaten Importieren verwenden, um Daten in die Umfrage zu importieren. Dies wird es Ihnen möglich machen, Zusammenführungen und Vergleiche im Tool erstellen zu können.

Anonymisieren und das teilweise Löschen im Vergleich

Frage: Ich habe meine Umfrage bereits anonymisiert. Was ist der Unterschied zwischen der Anonymisierung einer Umfrage und deren teilweiser Löschung?

Antwort: Die Einstellung Anonyme Ergebnisse in den Befragungseinstellungen ist eine Einstellung zur Pseudo-Anonymität, d.h. es gibt keine sichtbare Kennung (wie z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.). Diese Kennung ist noch verfügbar und kann von dem System nachverfolgt werden, um automatische Erinnerungen zu senden. Netigate-Nutzer können keine Informationen zurückverfolgen, da die Identität der Person, welche die Umfrage beantwortet hat, ausgeblendet ist, aber über das System weiterhin Informationen direkt mit dem Befragten verbunden sind.

Die teilweise Löschung dagegen macht mehr als nur die Identität der Befragten zu verstecken. Wenn der Vorgang der teilweisen Löschung durchgeführt wird, werden alle Kontaktinformationen, Hintergrundvariablen und offene Textantworten mit der Absicht entfernt, alle persönlichen Informationen, die mit den Umfrage-Teilnehmern verbunden sind, zu löschen.

Zeitrahmen der Löschung

Frage: Was passiert, wenn ich ein früheres Datum oder ein Datum in der sehr nahen Zukunft als Datum für Teillöschung in die Befragungseinstellungen einfüge?

Antwort: Sollten Sie ein Datum für die teilweise Löschung einfügen, das bereits in den Befragungseinstellungen überschritten wurde, wird die teilweise Löschung zum frühestmöglichen Zeitpunkt geplant. Wenn Sie das Datum von gestern oder heute im Feld teilweise Löschung in den Befragungseinstellungen festlegen, wird der Vorgang zur teilweisen Löschung für Mitternacht um 23:59 Uhr MEZ geplant. Die Daten werden nicht unmittelbar gelöscht.

Wenn Sie ein Datum lediglich eine Woche vor dem heutigen Datum einfügen, das Enddatum der Umfrage jedoch in zwei Wochen des heutigen Datums geplant ist, wird die teilweise Löschung zum geplanten Datum durchgeführt. Die teilweise Löschung wird vor dem Enddatum der Umfrage geplant.