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Überblick – Datenaufbewahrung

Was ist die Datenaufbewahrung?

Datenaufbewahrung ist eine Administratorfunktion in Netigate, mit der Sie die Speicherung von Umfragedaten in Ihrem Account regulieren können. Auf diese Weise können Sie automatisch Aktionen planen, die nach einer zuvor festgelegten Zeit ausgeführt werden. Diese Maßnahmen betreffen hauptsächlich den Datenschutz und die Sicherheit personenbezogener Daten.

Die Funktionalität selbst ist nicht sehr kompliziert, jedoch ist es wichtig, genau zu beachten, was die verschiedenen Optionen sind und wie sie sich auf Ihre Firmendaten auswirken – Daten, die Sie möglicherweise über Jahre hinweg gesammelt haben.

Einstellungen zur Umfrage-Aufbewahrung können entweder dem gesamten Netigate-Account oder einer einzelnen Umfrage zugewiesen werden (Siehe: Wo sind diese zu finden?). Wenn Sie die Funktionalität für eine einzelne Umfrage verwenden, überwiegen diese Einstellungen die Einstellungen auf Account-Ebene.

Was sind meine Optionen?

1. Vollständige Löschung

Wenn Sie die Option vollständige Löschung in Ihrem Netigate-Account oder in der Umfrage aktivieren, wird eine planmäßige Löschung aller Umfragedaten basierend auf Ihren Einstellungen zur Umfrage-Aufbewahrung vorgenommen.
Das vollständige Löschen von Umfragen wird alle mit der Umfrage verbundenen Daten unwiderruflich entfernen.

  • Alle mit der Umfrage verbundenen Antworten werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Berichte werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Befragten werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Fragen und Versendungen werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Übersetzungen werden unwiderruflich gelöscht

Hier erfahren Sie mehr zur vollständigen Löschung.

2. Teilweise Löschung

Wenn Sie die Option teilweise Löschung in Ihrem Netigate-Account oder in der Umfrage aktivieren, wird eine planmäßige Löschung der Umfragedaten mit dem Ziel der Löschung von personenbezogenen Daten oder persönlicher Informationen über Ihre Befragten, durchgeführt.
Das teilweise Löschen einer Umfrage bedeutet, dass nur bestimmte Datenpunkte aus einer Umfrage gelöscht werden. Alle Antworten, außer offene Textantworten und Antworten zu Hintergrundvariablen, werden aufbewahrt. Eine teilweise gelöschte Umfrage kann weiterhin kopiert und zusammengeführt werden.

  • Alle Kontaktdaten des Befragten werden unwiderruflich aus der Umfrage gelöscht
  • Alle offenen Textantworten werden unwiderruflich aus der Umfrage gelöscht
  • Alle Hintergrundvariablen, die mit der Umfrage verbunden sind, werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle Umfrage-Berichte werden davon betroffen sein

Hier erfahren Sie mehr zur teilweisen Löschung.

Vergleich

Die Tabelle zeigt Ihnen, welche Daten mit der Wahl der folgenden Funktionen gelöscht werden:

Teilweise Löschung Vollständige Löschung
Alle Hintergrundvariablen JA JA
Befragten-Listen (auf Umfrage-Ebene) JA JA
Offene Textantworten JA JA
Umfrage-Berichte / Geteilte Berichte NEIN (aber betroffen) JA
Umfrage-Antworten / Resultate NEIN (außer offene Texte) JA
Umfragen mit 0 Befragten (z.B. als Muster angewendet) NEIN JA
Versendungen NEIN JA
Übersetzungen NEIN JA
Design-Vorlagen NEIN NEIN
E-Mail-Vorlagen (Account-Ebene)* NEIN NEIN
Befragten-Listen (Account-Ebene) NEIN NEIN

* Funktion in der Enterprise Lizenz

Wo finde ich diese Einstellung?

Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur für Administratoren verfügbar sind.
Wenn Sie denken, dass Sie Anpassungen vornehmen müssen, aber nicht über die unten beschriebenen Funktionen in Ihrem Account verfügen, haben Sie höchstwahrscheinlich keine Administratorrechte. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator, um die Änderungen zu besprechen.

In Netigate gibt es zwei verschiedene Orte, um das Löschdatum Ihrer Umfrage festzulegen:

  • Befragungseinstellungen
  • Accounteinstellungen

Einstellungen zum Löschen in den Befragungseinstellungen überwiegen den Einstellungen zum Löschen in den Accounteinstellungen

Einstellungen zum Löschen in den Befragungseinstellungen überwiegen stets den Einstellungen zum Löschen in den Accounteinstellungen, beachten Sie dies wenn Sie eine dieser Option auswählen.

Was bedeutet „überwiegen“ in diesem Zusammenhang? Wenn Sie ein Löschdatum in den Befragungseinstellungen festlegen und ein anderes Löschdatum in den Accounteinstellungen festgelegt haben, wird die Umfrage entsprechend den Befragungseinstellungen gelöscht.

Beispiel: Enddatum Ihrer Umfrage ist der 31. Mai 2018.

  • In den Befragungseinstellungen haben Sie das Löschdatum auf den 31. Mai 2020 gesetzt.
  • In den Accounteinstellungen haben Sie das Löschdatum auf 365 Tage nach dem Enddatum gelegt – und damit auf den 31. Mai 2019.
  • Befragungseinstellungen überwiegen die Accounteinstellungen = Umfragen werden im Mai 2020 gelöscht, nicht im Mai 2019.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie in den Befragungseinstellungen kein Löschdatum festlegen, gelten die Accounteinstellungen.

Befragungseinstellungen

Wenn Sie sich in der Umfrage-Übersicht befinden, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol, um in den Bearbeitungsmodus Ihrer Umfrage zu gelangen. Klicken Sie oben auf der Seite Ihrer Umfrage auf Weitere Einstellungen. Ein Pop-up wird geöffnet. Hier finden Sie die Einstellungen teilweise Löschung und vollständige Löschung jeweils mit einem Kästchen daneben.

Wenn Sie auf das Feld klicken, wird ein Kalender geöffnet und Sie können das gewünschte Datum auswählen. Sie werden dann auch das Löschdatum sehen, das in den Accounteinstellungen festgelegt ist. Sie müssen nur ein Löschdatum eingeben, wenn Sie möchten, dass diese Umfrage länger aufbewahrt wird als die allgemeinen Richtlinien Ihres Unternehmens zur Datenaufbewahrung vorschreiben. Klicken Sie auf Speichern am unteren Ende des Pop-ups.

Bitte beachten Sie: Das Enddatum und das Datum der teilweise / vollständigen Löschung sind nicht dasselbe! Das Enddatum Ihrer Umfrage bestimmt das Datum, nach dem die Befragten Ihre Umfrage nicht mehr beantworten können. Sie haben weiterhin Zugriff auf die Ergebnisse und können Ihre Analyse durchführen. Datum der teilweisen / vollständigen Löschung ist das Datum, nach dem die Befragungsdaten (teilweise) gelöscht werden, d.h. Sie werden dann keinen Zugriff mehr darauf haben, da (Teil-) Daten irreversibel von den Servern entfernt werden.

Accounteinstellungen

Gehen Sie zu Einstellungen auf Ihrer Startseite, dort werden Sie den Register Datenaufbewahrung finden.

In den Aufbewahrungs-Einstellungen werden Sie zwei Optionen sehen:

  • Teilweise Löschung
  • Vollständige Löschung

Wählen Sie, welche der beiden Optionen Sie festlegen möchten. Unter der Option befindet sich eine leere Box. Wenn Sie in diese klicken können Sie die Anzahl der Tage nach Abschluss einer Umfrage, die automatisch (teilweise) gelöscht werden soll, eingeben. Alternativ können Sie die Pfeile, die beim Klicken in das Feld erscheinen, dazu verwenden, die Anzahl der Tage zu erhöhen oder zu verringern. Klicken Sie auf Accounteinstellungen speichern. Das Datum der teilweise / vollständigen Löschung für den gesamten Account ist jetzt festgelegt, d.h. alle Umfragen im Account sind nun betroffen. Die einzige Ausnahme wäre, wenn Sie in den Befragungseinstellungen ein abweichendes Datum festgelegt haben (siehe oben: Löschen der Befragungseinstellungen überwiegen die Einstellungen zum Löschen des Accounts). Sie können diese ausgenommenen Umfragen in der Liste unten auf der Seite sehen.

Sie haben zwei Kopfzeilen:

„Bevorstehende Löschungen“: Listet alle Umfragen auf, die von Ihrer Änderung betroffen sind.
Bitte beachten Sie: Die Löschung erfolgt immer um 23.59 Uhr MEZ. Seien Sie also nicht überrascht, wenn Sie dort die Umfragen für den Rest des Tages sehen.

„Umfragen mit spezifischen Aufbewahrungseinstellungen“: Listet alle Umfragen auf, die Aufbewahrungs-Einstellungen in den jeweiligen Befragungseinstellungen haben und daher in den Accounteinstellungen von dieser Aufbewahrung ausgenommen sind.

Wenn Sie feststellen, dass Sie bei der Auswahl einen Fehler gemacht haben, können Sie den Link Zurücksetzen verwenden. Dadurch wird die Auswahl wieder auf Null gesetzt. Bedenken Sie, dass dies nur möglich ist, bevor die Umfragen gelöscht wurden. Die Option kann das Löschen einer Umfrage nicht rückgängig machen.

Wann werden die Daten gelöscht?

Die Daten werden am Abend des geplanten Tages gelöscht. Dies bedeutet, dass wenn Sie einen Löschvorgang auf 4 Jahre nach dem Enddatum setzen, und das Enddatum beispielsweise der 31. Mai 2018 ist, die Löschung Ihrer Umfrage für den 31. Mai 2022 ab 20.00 CEST geplant ist. Löschvorgänge werden während der Nacht durchgeführt, der genaue Zeitpunkt ist von der Anzahl und Größe der Löschvorgänge des jeweiligen Tages abhängig.