Success Center

Support

Översikt – Inställningar för datalagring

Vad är det?

Inställningar för datalagring är en administratörsfunktion i Netigate där du kan hantera lagring av undersökningsdata i ert konto. Detta är ett sätt för dig att automatiskt schemalägga åtgärder som ska utföras. Dessa åtgärder är inriktade på dataskydd och hantering av personuppgifter.

Funktionen i sig är inte särskilt komplicerad men det är viktigt att noggrant uppmärksamma vad de olika alternativen är och hur de påverkar er data.

Inställningar för datalagring kan tilldelas för antingen hela Netigate-kontot eller en individuell undersökning. Se: Vart hittar jag inställningarna?

De inställningar för datalagring som anges i undersökningsinställningarna väger mer än de inställningar som görs på kontonivå.

Vad är mina alternativ?

1. Fullständig radering

Om du aktiverar alternativet fullständig radering i ditt Netigate-konto eller i dina undersökningsinställningar så kommer en schemalagd radering att ske av all undersökningsdata. Detta innebär att dina undersökningar kommer att tas bort helt från Netigates servrar.

Viktigt: När en undersökning har raderats är det omöjligt att återställa den. Detta är mycket viktigt att komma ihåg när man överväger att använda denna funktionalitet.

  • Alla svar som finns kopplade till undersökningen kommer att raderas permanent.
  • Alla undersökningsrapporter som är kopplade till undersökningen kommer att raderas permanent.
  • Alla respondenter som är kopplade till undersökningen kommer att raderas permanent.
  • Alla frågor och utskick som är kopplade till undersökningen kommer att raderas permanent.
  • Alla översättningar kopplade till undersökningen kommer att raderas permanent.

Läs mer om fullständig radering.

2. Delradering

Om du aktiverar alternativet delradering i dina kontoinställningar eller undersökningsinställningar så kommer en schemalagd radering att ske med syfte att radera all bakgrundsdata och personlig information om respondenter.

Efter att en delradering har genomförts så kommer all bakgrundsdata och alla fritextsvar från respondenter att tas bort från rapporten.
Du kommer fortfarande att kunna se det övergripande resultatet och inga rapporter kommer att raderas. En delvis raderad undersökning kan fortfarande kopieras och sammanfogas med andra undersökningar.

  • Alla respondenters kontaktuppgifter kommer att raderas från undersökningen.
  • Alla fritextsvar kommer att raderas från undersökningen.
  • All bakgrundsdata kopplad till undersökningen kommer att raderas.
  • Alla rapporter kommer att påverkas.

Läs mer om delradering.

Jämförelse

Tabellen nedan visar vilken data som kommer att raderas med respektive funktion:

 

Delradering Fullständig radering
All bakgrundsdata JA JA
Respondentlistor (på undersökningsnivå) JA JA
Fritextsvar JA JA
Undersökningsrapporter / delade rapporter NEJ (men de påverkas) JA
Undersökningssvar / resultat NEJ (förutom fritextsvar) JA
Undersökningar utan svar (t.ex. undersökningsmallar) NEJ JA
Utskick NEJ JA
Översättningar NEJ JA
Designmallar NEJ NEJ
E-postmallar (kontonivå)* NEJ NEJ
Respondentlistor (kontonivå) NEJ NEJ

*Detta är en funktion för kunder med licensen ”Enterprise” eller ”Global”.

Vart hittar jag inställningarna?

Observera att dessa funktioner endast är tillgängliga för kontoadministratörer.
Det finns två olika platser där du kan ange ett datum för delradering eller fullständig radering:

 

  • Undersökningsinställningar
  • Kontoinställningar

 

 

Datalagring i konto- och undersökningsinställningar

Inställningar för datalagring i undersökningsinställningar väger alltid mer än inställningar för datalagring i kontoinställningar.

Vad betyder ”väger mer”? Detta innebär att om du anger ett raderingsdatum i undersökningsinställningarna och ett annat datum i kontoinställningarna, kommer informationen att raderas enligt undersökningsinställningarna.

Exempel: Slutdatum för din undersökning är den 31: a Maj 2018.

  • I undersökningsinställningarna väljer du 31: a Maj 2020 som borttagningsdatum.
  • I kontoinställningarna väljer du 31: a maj 2019 som borttagningsdatum.
  • Undersökningsinställningarna väger mer än kontoinställningarna vilket betyder att datan raderas i Maj 2020 och inte i Maj 2019.

Viktigt: Om du inte anger ett raderingsdatum i undersökningsinställningarna gäller det datum som angivits i kontoinställningarna.

Undersökningsinställningar

Gå till översikten för Se resultat eller redigera undersökning. På höger sida, under kolumnen ”Alternativ”, kan du klicka på ”pennikonen”.

Klicka på sen på ”Övriga inställningar” längst upp på sidan. Ett nytt popupfönster kommer nu att öppnas.

Längst ner i popupfönstret hittar du ”Inställningar för datalagring” där du kan ange ett datum för delradering eller fullständig radering. Du kan även exkludera undersökningen från att helt eller delvis tas bort genom att klicka på ”Inaktivera datalagringsinställningarna för denna undersökning”.

Klicka på ”Spara ändringar” när du är klar.

Inställningar för datalagring i undersökningsinställningarna

Viktigt: Slutdatum och datum för delradering är inte samma sak.

Slutdatum = Det datum då dina respondenter inte längre kan svara på undersökningen. Du kommer fortfarande att ha tillgång till resultaten efter detta datum.

Datum för delradering = Det datum då undersökningsdatan (delvis) tas bort. Du kommer inte att ha tillgång till delar av undersökningen efter detta datum.

Kontoinställningar

Gå till ”Inställningar” på startsidan och klicka sedan på ”Inställningar för datalagring”.

På denna sida kan du se två alternativ:
Fullständig radering
Delradering

Välj vilket av de två alternativen som du vill redigera. Under varje alternativ finns en tom ruta där du kan ange antalet dagar efter undersökningens slutdatum som raderingen ska ske. Du kan även använda pilarna för att öka eller minska antalet dagar.

Klicka på ”Spara inställningar för datalagring” när du är klar. Raderingsdatumet är nu inställt för hela kontot, vilket innebär att alla undersökningar i kontot påverkas.

Det enda undantaget är om du har ställt in ett annat datum i undersökningsinställningarna för en specifik enkät.

Längst ner på sidan har du två rubriker:

Kommande undersökningsraderingar
Visar alla undersökningar som påverkas av dina ändringar.
Viktigt: Uppgifterna raderas under kvällen på det angivna datumet (efter kl. 20.00 CEST).

Undersökningar med individuella inställningar för datalagring
Visar alla undersökningar som har individuella inställningar för datalagring i sina respektive undersökningsinställningar. Dessa undersökningar kommer inte att påverkas av kontoinställningarna.

Vid eventuella misstag kan du använda länken ”Återställ” för att ta bort dina inställningar. Detta går bara att göra innan datan har tagits bort. Du kan inte ångra en redan genomförd radering.

När blir det raderat?

Uppgifterna raderas under kvällen på det angivna datumet (efter kl. 20.00 CEST). Den specifika tiden beror på hur lång kön är.

Exempel: Om du anger att datan ska raderas 4 år efter undersökningens slutdatum, och slutdatumet är den 31:a Maj 2018, kommer din undersökning att schemaläggas för radering den 31:a Maj 2022.