Success Center

Support

Respondentlistor och bakgrundsdata

Vad är en respondentlista?

En respondentlista är en samling av e-postadresser eller telefonnummer till dina respondenter som du vill skicka en undersökning till. Du kan även inkludera personlig information i respondentlistan för att skapa tydliga rapporter, filter och nedbrytningar. Denna information kan t.ex. vara ålder, avdelning, region eller kundnummer.

Den kompletterande informationen i en respondentlista kallas för Bakgrundsdata. Här kan du läsa mer om hur du skapar en respondentlista.

Hur lägger jag till en respondentlista?

Du har två alternativ när du ska ladda upp en respondentlista. Antingen lägger du till listan för en specifik undersökning eller så sparar du den i ditt Netigate-konto för att kunna återanvända listan i andra undersökningar eller utskick.

Lägg till listan i ett utskick

I de flesta fall vill du bara använda respondentlistan för en specifik undersökning. I dessa fall behöver du skapa ett e-postmeddelande, SMS eller inloggningar på sidan Distribution i din undersökning. Gå till fliken Respondenter och klicka på alternativet Lägg till fil för att välja den Excel-fil som du vill använda. När du klickar på det här alternativet så får du ett meddelande som kort förklarar hur Excel-filen ska se ut. Se noggrant över Excel-filen så att den matchar systemkraven.

Här är några tips på vad du ska dubbelkolla i Excel-filen:

  • E-postadress / telefonnummer ska alltid vara i första kolumnen (kolumn A).
  • Det får inte finnas några tomma rader i den första kolumnen (kolumn A).
  • E-postadresserna får inte innehålla blanksteg, ÅÄÖ eller specialtecken (annat än @).
  • Telefonnummer måste ha en landskod och får inte innehålla några blanksteg eller specialtecken (46731231234).
  • Det får inte finnas några dolda rader eller kolumner i Excel-filen.
  • Se efter så att det inte finns någon oönskad formatering eller formler.

Här är ett exempel på hur Excel-filen kan se ut.

Ladda upp listan till ditt konto

Som nämnt tidigare har du även möjlighet att ladda upp listan direkt i ditt Netigate-konto med möjlighet att återanvända listan för flera undersökningar. Gå till Hem-menyn och klicka på alternativet som heter Listor & data.

Här kan du se dina sparade respondentlistor och du har även möjlighet att skapa nya genom att klicka på Skapa. Du behöver ange ett namn när du skapar listan. Detta namn kommer enbart att visas i verktyget och kommer inte att presenteras för några respondenter eller utomstående. Det är valfritt att lägga till en beskrivning för respondentlistan. När den uppladdade listan har sparats kan du när som helst granska den i den här menyn.

För att använda den uppladdade respondentlistan behöver du skapa ett e-postmeddelande, SMS eller inloggningar på sidan Distribution i din undersökning och sedan klicka på Använd en redan uppladdad lista. När du har valt en lista har du möjlighet att lägga till ett filter i utskicket. Till exempel kan du välja att bara inkludera säljavdelningen om du har en lista med anställda från alla avdelningen. Detta lägger bara till de respondenter som har bakgrundsdata “säljavdelning” i din respondentlista.

Du kan bara använda en respondentlista per utskick. Om du vill lägga till flera listor i en undersökning kan du göra detta genom att skapa ytterligare utskick.

Konfigurera fält

När Excel-filen har laddats upp får du upp en installationsskärm för din bakgrundsdata. Här måste du bestämma vilken typ av data som ska läggas till i var och en av kolumnerna och hur datan ska presenteras i rapporten.

Alternativen du har för varje kolumn är:
Ignorera fält: Tar bort kolumnen från listan.
Textruta: Presenterar bakgrundsdatan som öppna fritextsvar i rapporten.
Ordinär: Presenterar bakgrundsdatan som en rullgardinsmeny. Detta gör så att du kan filtrera på resultaten i din rapport.
E-postadress: E-postadresser till respondenterna. Endast tillgänglig vid e-post utskick.
SMS: Telefonnummer till respondenterna. Endast tillgänglig vid SMS-utskick.
Inloggningar: Namn på logins som respondenterna kommer att använda för att logga in. Endast tillgänglig vid utskick av inloggningar.

Importera bakgrundsdata till din undersökning

Bakgrundsdata måste läggas till som frågor i din undersökning för att de ska kunna visas i rapporten. För att göra detta måste du gå in och redigera din enkät och dina frågor. I menyn till vänster har du ett alternativ som heter Import. Härifrån kan du importera frågor från en annan undersökning, men också importera Bakgrundsdata. Klicka för att expandera alternativet Bakgrundsdata för att se Respondentlistor.

Här ser du alla uppladdade kolumner ifrån Excel-filen. Om du klickar på ett av alternativen så visas en förhandsgranskning av frågan i ett popup-fönstret.

Du kan även klicka på importikonen för att importera alla listade kolumner på en gång:

Alternativet som är synligt i frågan är det första alternativet i listan. Om du klickar på rullgardinsmenyn så kan du se alla alternativ.

Klicka på Infoga för att importera frågan till din enkät. Den läggs till som den sista frågan på sidan du redigerar för tillfället.

Du kommer nu att kunna se frågan i enkäten, markerat med texten Bakgrundsdata i grönt. Detta visar att det är en bakgrundsdatafråga som inte kommer att vara synlig för respondenterna.

Det spelar ingen roll om du importerar bakgrundsvariabler före eller efter att du skickat din undersökning. Om du däremot vill basera frågelogik på din bakgrundsdata så är det viktigt att importera datan före utskicket genomförs.

Om du lägger till fler bakgrundsvariabler efter initial import (t.ex. land eller språk) måste du ta bort mekanismen och importera den igen. I det här specifika fallet kan du acceptera varningsmeddelandet att bakgrundsvariabler kommer att raderas, eftersom variablerna fortfarande finns i listan och kan anslutas på nytt.

Slutför ditt utskick

När du har lagt till respondentlistan kan du slutföra ditt utskick. Klicka två gånger på Nästa och aktivera utskicket. Dina respondenter kommer att få undersökningen via e-post eller SMS vid det angivna datumet. Bakgrundsdatan fylls automatiskt i så fort dina respondenter svarar på den första frågan.

Uppdatera bakgrundsdata / lägg till nya respondenter

Du kan redigera din respondentlista och lägga till nya respondenter även efter det första utskicket. Så här lägger du till nya respondenter:

  • Du kan skapa en ny Excel-fil med alla nya respondenter och ladda upp den. Observera att kolumnerna måste vara identiska med den ursprungliga Excel-filen. Du kan lägga till nya kolumner, men se då till att du lägger till dem efter de redan befintliga kolumnerna. Du kan ladda upp den nya Excel-filen genom att trycka på knappen Lägg till fil.
  • Du kan även använda samma Excel-fil som vid det första utskicket och lägga till nya respondenter direkt i samma fil. Du kan lägga till nya kolumner, men se då till att du lägger till dem efter de redan befintliga kolumnerna. Om du väljer detta alternativ så måste du markera kryssrutan Uppdatera befintliga respondenter så att du inte skapar dubbletter av den ursprungliga uppsättningen respondenter. Du kan även uppdatera eller redigera information om respondenterna. Du kan göra det direkt i din ursprungliga Excel-fil och ladda upp den igen. Den nya informationen kommer att skriva över den ursprungliga filen. Om du har lagt till en ny kolumn så behöver du även importera den i till din undersökning (se ovan avsnittet Importera bakgrundsdata till din undersökning) om du vill använda den i din rapport.