Success Center

Support

Skicka ut via e-post

När ska jag använda e-post utskick?


När du har en lista med respondenter som du vill nå rekommenderar vi att du väljer att skicka enkäten via e-post. Det är enkelt att skapa utskicket och skicka automatiska påminnelser till respondenter som ännu inte har besvarat undersökningen.

Hur skapar jag ett e-post utskick?

Klicka på ”E-mail” för att skapa ett utskick till respondenternas e-postadresser.
 När du väljer att skicka ut undersökningen via e-mail så kommer du först behöva en mailtext.
Det finns en ”Redigera” knapp som du kan använda för att döpa ditt utskick, detta kommer väl till pass när du arbetar med flera utskick på samma undersökning och vill kunna särskilja dessa på ett enkelt sätt.

I dessa fält kan du ange ämne, samt vilken e-postadress som ska stå som avsändare för mailet. Till höger om dessa finns funktionen att skicka ett testmail av utskicket, detta gör du genom att klicka på knappen ”Testmail” och därefter ange den e-postadress som du vill ska ta emot testmailet.

Det finns ett par olika format för hur avsändaradressen kan se ut:


1. Netigate <survey@netigate.se>
Detta lägger till survey@netigate.se som avsändaradress men avsändarnamnet som respondenten ser är ”Netigate”. Adressen som ligger inom <> kommer att användas som avsändare. Du väljer själv vilken adress som ska användas.


2. survey@netigate.se

Avsändarnamnet kommer att vara survey@netigate.se och visas så när respondenterna ser e-postmeddelandet i inkorgen.

Under detta presenteras den ruta där du lägger in er mailtext. För att enklare kunna arbeta med er mailtext så finns det en editor till hjälp där du kan ladda upp bilder, formatera text, skapa punktlistor och tabeller m.m.

Notera att om du kopierar texter direkt från Word eller en PDF (eller liknande) så kan det uppstå problem i formateringarna. Testa noggrant för att se till så det ser bra ut i testmailet!

Skulle du råka ta bort länken ur mailtexten (Taggen: [[LINK]] ) så kan du enkelt hämta tillbaka denna genom att klicka på knappen ”Länk” längst ute till höger i verktygsfältet. Markera först den plats i mailtexten där du vill infoga länken.

Du har även möjlighet att inkludera en avbeställningslänk i utskicket. Denna länk läggs till längst ner i mailet. Om mottagaren klickar på länken så hamnar de på en blocklista, och kommer inte få några utskick i framtiden.

Påminnelsen

Längst ned på sidan anger du datum för ditt utskick. Alltså det datum och vilken tidpunkt på dagen utskicket ska mailas ut på. Du kan även skapa eventuella påminnelser (du kan addera flera påminnelser i förväg om du önskar).

Då du har klickat på ”Lägg till påminnelse” så får du möjlighet att tidsbestämma denna och även redigera mailtexten. Det gör du genom att klicka på knappen ”Redigera påminnelse”. Du kan även bestämma vilka som ska få påminnelsen genom att ändra detta i rullgardinsmenyn ”Skicka till”.

Notera att i distributions-vyn så kan du se dina mailutskick och påminnelser. Klickar du på “påminnelse” kommer det ta dig till orginal-utskicket. Påminnelse-mailet är endast tillgängligt via mailutskicket.

Klicka på ”Fortsätt” för att gå vidare till fliken ”Respondenter” och spara mailtexten och inställningar för utskick och påminnelser.


 

Hur lägger jag till respondenter?

Här hanterar du vilka som ska ta emot ditt utskick. Det finns olika tillvägagångssätt för att koppla mottagare till ett utskick.

Lägg till e-postadresser:  Med det här alternativet så kan du enkelt kopiera och klistra in e-postadresser från annan källa, till exempel excel, så länge e-postadresserna är separerade med en enkel radbrytning.

Använd en redan uppladdad lista: Här kan du välja en befintlig respondentlista som sparats på ert konto under (”Listor & Data”).

Lägg till fil: Genom ”Lägg till fil” så kan du ladda up en excel-fil, innehållande e-postadresser, som du vill skicka undersökningen till. I denna kan du även inkludera information om era respondenter, även kallat bakgrundsdata. Läs mer om hur du skapar en excel-fil

Är det så att du redan har en eller flera e-postadresser tillagda i ditt utskick så har du även möjlighet att hantera dessa genom att klicka på ”Hantera respondenter”. I denna miljö kan du till exempel ta bort adresser från utskicket, eller redigera information kopplat till e-postadresser. Du kan även se hur många e-postadresser du lagt till för ditt utskick på den här sidan.
 

Hur beställer jag utskicket?

Under fliken ”Beställ” aktiverar du alla e-postadresser som du har lagt till i ditt utskick. Utskicket genomförs först vid det angivna datumet i schemaläggningen. Om det angivna datumet redan har passerat så görs utskicket inom 5–10 minuter.

Innan du beställer ditt utskick kan du granska datumet för e-post och påminnelser, liksom antalet mottagare. När du klickar på ”Beställ” kommer du att bli ombedd att aktivera undersökningen direkt (om inte undersökningen redan är aktiv).

Viktigt: Innan några e-postmeddelanden kan skickas måste undersökningen aktiveras.

När du har beställt utskicket kommer du vidarebefordras tillbaka till ”Distribution”. En grön symbol betyder att utskicket har beställts.

Viktigt: Om det finns några varnings- eller informationsikoner under fliken ”Beställ” kan det hända att information saknas. Du kan sväva musen över dessa ikoner för att se ytterligare information.

Den röda triangeln betyder att information saknas och ditt utskick kan inte genomföras.

Den gula triangeln betyder att det finns något som du kanske vill dubbelkontrollera.