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Vollständige Löschung

Was ist die vollständige Löschung von Daten?

Die strengste Regel der Einstellungen zur Datenaufbewahrung ist die Option vollständige Löschung.

Wenn Sie die Option vollständige Löschung in Ihrem Netigate-Konto oder Ihrer Umfrage aktivieren, wird eine planmäßige Löschung aller Umfragedaten basierend auf Ihren Einstellungen zur Datenaufbewahrung vorgenommen. Das bedeutet, dass Ihre Umfragen vollständig von den Netigate-Servern entfernt werden.

Sobald eine Umfrage entfernt wurde, ist diese irreversibel und unmöglich wiederherzustellen. Dies ist sehr wichtig zu beachten, wenn Sie diese Funktion in Betracht ziehen. Wir empfehlen Ihnen, einen internen Prozess für das Hantieren aller Umfragedaten einzurichten, um den Verlust von Fragen, Ergebnissen und Berichten, die Sie in Zukunft möglicherweise nutzen wollen, zu vermeiden.

Wo finde ich diese Option?

Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur für Administratoren verfügbar sind. In Netigate gibt es zwei verschiedene Orte, um das Löschdatum Ihrer Umfrage festzulegen:

  • Befragungseinstellungen
  • Accounteinstellungen

Für weitere Informationen, klicken Sie hier.

Was wird gelöscht?

Das vollständige Löschen von Umfragen wird alle mit der Umfrage verbundenen Daten unwiderruflich entfernen.

  • Alle mit den Umfragen verbundenen Antworten werden unwiderruflich gelöscht.
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Antworten werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Berichte werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Befragten werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Fragen und Versendungen werden unwiderruflich gelöscht
  • Alle mit der Umfrage verbundenen Übersetzungen werden unwiderruflich gelöscht

Für weitere Information und einen Vergleich der Daten, die durch vollständige Löschung bzw. Teilweise Löschung entfernt werden sollen, klicken Sie hier.
Wann werden die Daten gelöscht?

Die Daten werden um 23.59 MEZ gelöscht. Dies bedeutet, dass wenn Sie einen Löschvorgang auf 4 Jahre nach dem Enddatum setzen, und das Enddatum beispielsweise der 31. Mai 2018 ist, die Löschung Ihrer Umfrage für den 31. Mai 2022 um 23.59 MEZ geplant ist.

Das frühestmögliche Datum zur Löschung von Daten ist der 7. Juni 2018! 

Fragen & Antworten

Wenn Sie eine vollständige Löschung von Daten durchführen, müssen Sie einige Dinge beachten. Hier sind ein paar Beispiele:

Anwendung von Musterfragen

Frage: Ich arbeite mit Umfragen in Netigate mit dem Zweck, sie als Vorlagen zu verwenden. Dabei kopiere ich meine Umfrage, damit ich den Fragebogen für zukünftige Umfragen wiederverwenden kann. Wie werde ich dies in Zukunft verwalten können?

Antwort: Sie müssen diese Umfragen mit individuellen Befragungseinstellungen versehen, um zu verhindern, dass sie nach der geplanten Anzahl von Tagen, die Sie in den Accounteinstellungen festgelegt haben, gelöscht werden.
Dazu wählen Sie ein den Befragungseinstellungen und unter Grundeinstellungen als Wird nach folgendem Datum gelöscht ein Datum in ferner Zukunft. Dadurch wird die Accounteinstellung überschrieben und die Umfragevorlage in Ihrem Konto beibehalten, sodass Sie sie diese in dem gewählten Zeitraum beliebig oft verwenden können

Diese Bildschirmkopie zeigt ein Beispieldatum:

Hier ist die dauerhafte Löschung der Umfrage um Mitternacht (MEZ) des 31. Mai 2050 geplant.

Vergleich der Umfrageergebnisse / Benchmarking

Frage: In aufeinanderfolgenden Jahren führe ich verschiedene Umfragen durch, beispielsweise eine Mitarbeiter- oder Kundenbefragung. Ich möchte die Ergebnisse eines Jahres mit dem des nächsten Jahres vergleichen, wobei ich das Ergebnis des Vorjahres als Maßstab verwenden will. Was soll ich tun, wenn geplant ist, die Identität der Befragten zu löschen?

Antwort: Wenn die Hintergrundvariablen Ihrer früheren Umfrage und die offenen Antworten des Befragten aufgrund einer in Ihrem Netigate-Account oder in Ihrer Umfrage eingerichteten Regel zur Datenaufbewahrung entfernt werden sollen, ist dies eine Herausforderung, da Sie die Daten nicht wiederherstellen können, um eine Zusammenführung der Umfragen zu erstellen oder die Daten zu exportieren und einen Bericht in Excel oder PowerPoint zu erstellen.

Bevor die Fragen der Umfrage gelöscht werden, müssen Sie alle mit Ihrer Umfrage verbundenen Daten in einem Format exportieren, mit dem Sie beim Erstellen Ihrer Berichte in der Zukunft arbeiten können. Sollten Sie die Möglichkeit haben, Ihre Umfrageergebnisse als Rohdaten zu exportieren, können Sie die Umfrage im Tool erneut erstellen. Entfernen Sie alle personenbezogenen Daten in der exportierten Datei gemäß DSGVO. Sie können dann die Funktion Umfragedaten Importieren verwenden, um Daten in die Umfrage zu importieren. Auf diese Weise können Sie Zusammenführungen und Vergleiche im Tool erstellen.

Mit laufenden Umfragen arbeiten

Frage: Ich führe eine Umfrage durch, die voraussichtlich über einen langen Zeitraum aktiv sein wird. Was wird mit meiner Umfrage in diesem Zeitraum passieren?

Antwort: Dies hängt davon ab, welche Einstellungen Sie in Ihren Account- und Befragungseinstellungen vorgenommen haben.

Wenn Sie nur die Anzahl der Tage in den Account-Einstellungen angegeben haben: Es passiert nichts. Eine laufende Umfrage wird zu diesem Zeitpunkt nicht von einer der Regeln zur Datenaufbewahrung der Konten betroffen. Die vollständige Löschung von Umfragedaten wird nur für Umfragen durchgeführt, sobald das Enddatum abgelaufen ist und sie als abgeschlossen festgelegt wurden.

Wenn Sie in den Befragungseinstellungen ein Datum für die Vollständige Löschung festgelegt haben: Die Umfrage wird immer an dem Datum vollständig gelöscht, das in den Befragungseinstellungen festgelegt wurde. Dies geschieht unabhängig davon, ob die Umfrage läuft oder nicht.

Liste der Befragten und Versand-Listen

Frage: Ich habe Versand-Listen bzw. Listen der Befragten, die ich in meine Umfragen hochgeladen habe. Was wird mit diesen Aussendungen passieren?

Antwort: Die Aussendungen wird zusammen mit der Umfrage gelöscht. Keine mit der Umfrage verbundenen Daten werden aufbewahrt, sobald diese vollständig gelöscht wurde.
Wenn Sie E-Mail-Texte haben, die Sie behalten möchten, gibt es die Option namens E-Mail-Vorlagen in den Accounteinstellungen, in welcher diese gespeichert werden können. Diese Funktion ist nur für Enterprise-Kunden verfügbar.

Zeitrahmen der Löschung

Frage: Was passiert, wenn ich ein früheres Datum oder ein Datum in der sehr nahen Zukunft als Datum für vollständige Löschung in die Befragungseinstellungen einfüge?

Antwort: Sollten Sie ein Datum einfügen, das bereits in den Befragungseinstellungen überschritten wurde, wird die Löschung zum frühestmöglichen Zeitpunkt geplant. Wenn Sie das Datum von gestern oder heute im Feld vollständige Löschung in den Befragungseinstellungen festlegen, wird der Löschungs-Vorgang für Mitternacht um 23:59 Uhr MEZ geplant. Die Daten werden nicht unmittelbar gelöscht.

Wenn Sie ein Datum lediglich eine Woche vor dem heutigen Datum einfügen, das Enddatum der Umfrage jedoch in zwei Wochen des heutigen Datums geplant ist, wird die Löschung zum geplanten Datum durchgeführt. Die Löschung wird vor dem Enddatum der Umfrage geplant.